Yara, unsere Einsatzkoordinatorin, ist seit September 2024 Teil des Teams von Spitex CareWin24. In der Einsatzplanung stellt sie sicher, dass der medizinische und pflegerische Bedarf unserer Klientinnen und Klienten mit den Einsatzmöglichkeiten unserer Pflegekräfte optimal abgestimmt wird, um eine bedarfsgerechte und hochwertige Versorgung zu gewährleisten. Doch wie sieht ihr Arbeitsalltag eigentlich aus? Welche Herausforderungen bringt die Disposition mit sich, und was macht ihr an ihrem Job besonders Freude?
In diesem Blogbeitrag gewährt Yara einen spannenden Einblick in ihren Berufsalltag und erzählt, was ihre Arbeit so abwechslungsreich und erfüllend macht.
Wie bist du zur Spitex CareWin24 gekommen?
«Ich bin durch eine Stellenanzeige im Internet auf Spitex CareWin24 aufmerksam geworden. Die Position war genau das, wonach ich gesucht habe, denn ich wollte unbedingt in die Einsatzplanung, vor allem wegen der geregelten Arbeitszeiten. Als ich dann zum Vorstellungsgespräch kam, hat mich die offene und aufgeschlossene Atmosphäre sofort begeistert. Es ist ein junges, engagiertes Team, und die Zusammenarbeit ist von einer sehr offenen Art geprägt.»
Abgesehen von den geregelten Arbeitszeiten, welche weiteren Gründe haben dich dazu bewogen, in die Einsatzkoordination zu kommen?
«Schon während meiner Ausbildung als Fachfrau Gesundheit (FaGe) konnte ich erste Erfahrungen in der Einsatzplanung sammeln und merkte schnell, wie sehr mir diese Tätigkeit liegt. Besonders schätze ich es, aktiv auf die Bedürfnisse und Wünsche unserer Mitarbeitenden und Klient:innen einzugehen. Mein Ziel ist es, die Planung für alle fair und effizient zu gestalten.»
Was gefällt dir besonders an deiner Arbeit als Einsatzkoordinatorin?
«Am meisten Freude bereitet mir das Erstellen der Dienstpläne. Ich mag es, wenn alles gut organisiert ist und die Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Es ist ein sehr befriedigendes Gefühl, wenn der Dienstplan steht und das Feedback positiv ausfällt. Natürlich gibt es auch Herausforderungen, etwa, wenn die Einsatzzeiten der Klienten oder die Anforderungen der Pflegeeinsätze nicht optimal aufgehen. In solchen Situationen gebe ich mein Bestes, informiere alle Beteiligten und suche nach Lösungen. Kommunikation ist hier das Schlüsselwort.»
Wie sieht ein typischer Arbeitsalltag bei dir aus?
«Kein Tag ist wie der andere! Ich starte meistens um 7 Uhr und lese den Pikett-Rapport, um mich über die Ereignisse der Nacht zu informieren. Unsere Spitex ist nämlich rund um die Uhr für Notfälle erreichbar, weshalb unser Team auch Pikett-Dienste übernimmt. Danach bearbeite ich E-Mails und Nachrichten in unserem Planungssystem und erstelle eine To-do-Liste für den Tag. Dazu gehört die Planung der kommenden Woche sowie die Vorbereitung für den nächsten Monat. Zweimal pro Woche bin ich zudem für die Medikamentenbestellungen und die Korrespondenz mit der Apotheke zuständig. Unvorhergesehene Ereignisse wie Krankmeldungen oder kurzfristige Planänderungen sind ebenfalls Teil meines Alltags. Das Wichtigste ist, ruhig zu bleiben und flexibel zu reagieren – das schätzen sowohl die Mitarbeitenden als auch die Klienten.»
Was sind die grössten Herausforderungen in der Einsatzplanung?
«Die grösste Herausforderung besteht darin, alle Anforderungen unter einen Hut zu bringen – vom medizinischen und pflegerischen Bedarf der Kundinnen und Kunden bis hin zu den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden. Besonders kurzfristige Änderungen können stressig sein. In solchen Fällen priorisiere ich, was dringend ist, und kommuniziere offen mit dem Team, denn gemeinsam findet man immer eine Lösung.»
Wie arbeitest du mit dem Pflege-Team und anderen Arbeitskollegen zusammen?
«Die Kommunikation mit dem Pflege-Team erfolgt hauptsächlich über Telefon oder Nachrichten. Wir haben klare Prozesse, etwa beim Medikamentenmanagement oder der Weiterleitung von Klienteninformationen. Besonders wichtig ist die enge Zusammenarbeit mit der Pflegedienstleitung. Unsere flachen Hierarchien erleichtern den Austausch – sei es mit dem Pflegepersonal unterwegs oder mit dem Team in der Administration.»
Welche Bedeutung hat die Kommunikation mit Klientinnen und Klienten und deren Angehörigen?
«Die Kommunikation mit Klient:innen und Angehörigen ist ein zentraler Bestandteil meiner Arbeit. Oft geht es um organisatorische Fragen oder einfach darum, zuzuhören. Viele Klient:innen fühlen sich einsam, und ein Gespräch gibt ihnen Sicherheit. Besonders zu Beginn eines Einsatzes stehe ich oft in engem Kontakt mit den Angehörigen, um ihre Anliegen und Bedürfnisse einzubeziehen, vor allem, wenn Klient:innen kognitiv eingeschränkt sind.»
Was motiviert dich an deiner Arbeit?
«Mich motiviert es, wenn sowohl die Klient:innen als auch die Mitarbeitenden zufrieden sind und alle Anforderungen optimal erfüllt sind. Mir ist es wichtig, dass die Planung reibungslos läuft und ein gutes Zusammenspiel zwischen allen Beteiligten entsteht.»
Gibt es ein besonderes Erlebnis, das dir im Gedächtnis geblieben ist?
«Mein erster selbst erstellter Dienstplan bleibt unvergesslich. Es war ein echtes Erfolgserlebnis, weil ich alles so umsetzen konnte, wie ich es mir vorgestellt hatte. Das positive Feedback vom Team hat mich darin bestärkt, dass ich in der Einsatzkoordination genau am richtigen Platz bin.»
Welche Tipps würdest du jemandem geben, der in diesem Bereich arbeiten möchte?
«Man braucht Geduld, Einfühlungsvermögen und die Fähigkeit, auch in hektischen Situationen ruhig zu bleiben. Fehler passieren und das ist in Ordnung, solange man daraus lernt. Plane so viel wie möglich, lerne die Klient:innen und Mitarbeitenden kennen, und achte darauf, dass die Informationen gut organisiert sind.»
«Ich bin stolz, Teil des Teams von Spitex CareWin24 zu sein. Der Einstieg war eine spannende Herausforderung, doch ich habe schnell gelernt, wie wichtig es ist, flexibel zu bleiben und Lösungen zu finden. Es macht mich glücklich zu sehen, wie meine Arbeit dazu beiträgt, dass sich sowohl die Klienten als auch die Mitarbeitenden bei der Spitex CareWin24 gut aufgehoben fühlen.»